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哈佛研究:開放式辦公室員工互動不升反跌、減生產力

2018/7/9 — 17:58

背景圖片來源:pexels.com

背景圖片來源:pexels.com

自 50 年代,開放式辦公室被提倡成新一代室內設計,減少員工之間的隔膜、增加互動,從而提升生產力。據估計, Facebook 、蘋果等近 70% 的美國大企業都採用這個設計,營造一個更友善環境工作。

不過,有人認為開放式辦公室無私穩,與其他人的對話均有機會被聽到,亦因為如此工作環境較嘈吵,可能讓某些需要極度專注的員工無法集中精神處理工作。

最新由哈佛商學院學者撰寫的研究則顯示,轉用開放式辦公室設計的公司,其員工面對面互動比此前傳統辦公室設計時不升反跌約 70% ,並多用電郵或即時通訊軟件溝通,亦因為這種互動模式改變,該些公司生產力下跌。

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為了解辦公室室內設計改變前後的影響, Ethan Bernstein 與 Stephen Turban 找來兩間公司進行實地考察,並將這兩家公司代號為 OpenCo1 與 OpenCo2 。參與研究的員工頸上掛有特製員工證,以追蹤其面對面互動的數量。

每個員工證均有收音、紅外線、加速度計與藍牙裝置,分別記錄員工談話、握手等身體動作與姿勢,以及其在公司的位置,互動實際內容團隊則不會詳細分析。員工證會在三個情況都滿足下,才會每 10 毫秒記錄該次互動:

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  1. 兩個證件正面的紅外線裝置能對接
  2. 有交替發言
  3. 兩者相距 10 米範圍之內

特製員工證
Credit: Bernstein, E.S. & Turban, S. (2018).

特製員工證
Credit: Bernstein, E.S. & Turban, S. (2018).

在 OpenCo1 , 52 個員工參與了研究,其電郵與即時通訊軟件也被記錄。團隊最終收集了約 9.7 萬次面對面互動、 2.6 萬條有 22.1 萬字的即時通訊訊息,以及 8.4 萬個電郵;電郵的收發、副本、密件副本分類亦有被記錄。

OpenCo1 的研究分別在兩次為期 15 個工作日進行,首次是在轉為開放式辦公室前三星期記錄,另一次則在 3 個月後轉為開放式設計時進行,這是因為該公司的工作以一個季度作循環,故此兩段時間的工作量較為相近,減低了工作量對互動的影響力。

結果發現,開放式辦公室設計改變了員工的互動模式,令他們迴避現實溝通達 72% ,改為以網絡溝通為主,收發的電郵量分別上升 20% 與 56% ,即時通訊量增加 67% ,並且所用字數大增 75% 。就生產力而言,該公司的行政人員向團隊表示員工的工作質素確實減低,但團隊未有在報告中詳細列出數據。

至於 OpenCo2 為美國《財富》雜誌每年評選的全球最大 500 家公司之一。該公司多年來都在不同層數的辦公室逐步改為開放式設計,在是次研究開始前,研究涉及的 100 位員工之工作環境則仍未轉為開放式設計,在轉變後員工相隔距離相若,只是減少了區間牆。

由於已有 OpenCo1 的資料,團隊於 OpenCo2 收集的數據稍為不同與簡化,並收集了逾 6.3 萬分鐘的面對面互動、 2.5 萬個不分類電郵記錄。OpenCo2 的發現與團隊預測,以及 OpenCo1 的結果相似:面對面互動減少了 69% 、電郵收發卻增加了 36% 。雖然,研究報告並無公佈 OpenCo2 的生產力改變,但面對面互動明顯減少,比之前開放式辦公室設計所聲稱的能增加互動理念背道而馳。

報告:
Bernstein, E.S. & Turban, S. (2018). The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration. Phil. Trans. R. Soc. B 373: 20170239. doi: 10.1098/rstb.2017.0239

文/Alan Chiu 、審核/Edward Ho

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