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秘書不死

2015/7/2 — 14:46

資料圖片

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在我出道的八十年代,秘書在辦公室佔很重要位置。首先是數目多,中層經理也有私人秘書;另外是秘書的功能,大小事情都見到秘書參與,工作超越輔助角色。過去三十年,秘書不停從辦公室消失,以前有秘書的波士,今日靠自己,以前自己獨自使用秘書的波士,今日幾個人共同使用一個秘書。《金融時報》最近引述一個調查,2009至2013年,英國秘書數目下跌47%。

科技是導致秘書沒落的主因,在電郵和手機世界,波士自己做很多以前秘書負責的工作。初出道我加入投行,辦公室是開放式,波士英文很好,很深刻印象是他在用口dictate文件,秘書在做速記,這情景今日不多見。新一代波士習慣自己打文件,另一可能是波士英文水平下降。今日聘請秘書,相信沒有人提起速記這門已消失的技能。企業架構愈來愈變得扁平,是導致秘書沒落另一原因。在扁平是美的環境,公司再沒有波士,又或者所有人都是波士。過去三十年,香港經歷不只一場金融風暴,裁員不再是忌諱,在困難環境中,秘書很多時是第一批被犧牲的員工。秘書數目大減是不爭事實,我想談論的,是秘書的將來。在翻天覆地的改變下,秘書須與時並進是必然,有些人認為秘書應該提升自己,改名為Executive Assistant,意思是傳統秘書職能外,進一步參與公司運作,轉型為Executive。據我觀察,單靠改名,不能轉變秘書的實質功能,秘書的將來須回到秘書存在的根源。公司需要秘書,是一個成本分配的問題,年薪過百萬的波士自己影印,或自己訂機票,可能製造親民形象,但想深一層,波士這樣運用時間,對公司未必是有利。由成本較低的秘書協助成本較高的波士,應該是較合適的資源分配方法。

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以成本分配解釋秘書的工作,不夠人性化,秘書功能當然不可完全以金錢衡量。秘書的黃金年代在美國電視劇《廣告狂人》(Mad Men)展露無遺,在那年代的辦公室,秘書簡直是關鍵人物。劇中秘書皇后Joan有一句名言,在第一季Peggy應徵做主角Don的秘書,Joan向Peggy解釋秘書的工作:「波士以為自己請秘書,其實波士在找母親和女侍應之間的一個人。」母親和女侍應之間存在天與地之距離,不過我認為她說得太好,波士的確需要包括天與地之間的一切事情。秘書一時以阿媽身份提點和呵護波士,一時執頭執尾。秘書沒落,但秘書不死,特別是高處難抵孤獨的波士。秘書不死不是因為轉型到另一種工作,而是繼續發揮秘書傳統功能,而這些功能永不被科技或金融風暴淘汰。秘書不死的原因包括:一、身份象徵。這功能愈來愈重要,今時今日,真正波士才擁有私人秘書。朋友是四大會計事務所合夥人,他說平均三個合夥人共用一個秘書。投行情況一樣,以前職位去到某階層,自動有秘書,今日千萬年薪iBanker也要排隊使用秘書服務。秘書數目愈少,剩餘秘書的身份愈矜貴。

二、科技。上一代波士抗拒科技,例如由秘書代收和覆電郵,但新一代波士全面擁抱科技。但問題是,科技變得太快,快至不是一般波士能緊貼,而波士永不執輸,人有他要有。例如最近我見很多朋友戴iWatch,我問他們點用,他們只懂用三兩個功能,我追問下,他們便說:「我問吓秘書先。」秘書變成新科技的補習老師,波士很多時只懂用一些基本功能,很多情況須依賴秘書。科技沒殺死秘書,反而提供機會予秘書裝備自己,令自己更加不易被取代。三、守門人。守門人(Gatekeeper)角色這些年一直沒變,可能是秘書的最重要功能。波士工作繁忙,不停有其他人想佔據波士密麻麻的時間表,守門人角色變得關鍵。欠自信的秘書不敢貿然作主意,可能把工作推回給波士;相反,具自信的秘書憑常識判斷事情的先後輕重,為波士守好門口,其實是分擔波士的重擔。秘書未死,也不會死,今日仍活着的秘書,已經避過一個又一個困難,這些秘書隨時長命過波士。

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原刊於《壹週刊》;作者 facebook page

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