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學懂簡報的基本技巧,避開三大常見陷阱

2016/12/8 — 10:52

在這廣泛使用電腦軟體的時代,演講配合簡報已成為大趨勢。不論業務報告、課堂教學、學生報告,還是講座演說,都能見到投影片的蹤影。但與此同時,坊間也不乏對簡報的批評。早前一名外國哲學教授便撰文,呼籲同業棄絕 PowerPoint 。他批評在課堂上使用 PowerPoint ,只會損害師生互動,令教學變得公式化與沉悶。

到底簡報是提升還是降低演講的水準?這問題的確令人煩惱。許多人都曾經面對類似的困惑:想使用簡報作演講,但有時看到別人糟糕的簡報演說,也深怕自己是其中一分子;想設計出色的投影片,卻又不知從何入手。

要知道問題的答案,首先我們必須改變一個常見卻錯誤的觀念:好的演講必須依賴簡報。沒錯,出色的簡報確實能夠提升演說的解釋功效與吸引力。但說來有趣,根據 TED 總裁 Chris Anderson 的報告,這個享譽全球的 TED TALKS 講座,最多人觀看的演講有三分之一是完全沒有使用投影片。

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這真是令人驚訝的答案。簡報附有美觀的照片、插畫、影片、圖表,總該比光說有趣才對?但這卻不一定,因為投影片會令聽眾把集中力從講者身上轉移至螢幕上。如果簡報本身設計得不好,或者講者無法配合簡報演說,只會弄巧反拙。

接下來,我將說明簡報演說裡三大常見錯誤,讓大家避免墜入陷阱。

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常見陷阱 (1) :將簡報當作講稿

許多人都曾經歷過這類糟糕的演講:投影片裡塞滿一堆文字,講者甚至照著這些文字朗讀。有些講者以為這是準備充足的明證,又以為詳盡的文字說明能令聽眾更明白演講內容。

這絕對是錯誤的觀念。沒有聽眾喜歡在演講中收到一份完整講稿。他們是來「聽」演講的,不是來「閱讀」演講。文字滿滿的投影片,絕不會令聽眾感到你早有預備,反而只會令他們懷疑你是否沒記熟演講內容,以及想起學生時代一些老師跟書讀的沉悶課堂。

這是我以前教學的簡報,不堪回首

這是我以前教學的簡報,不堪回首

簡報主要用途不是傳達文字。它是一種視覺工具,用來分享言語難以表達的視像。如果你想傳達文字信息,請用演講裡的主角:你的嘴巴。把台上的演說內容重複在簡報裡,是絲毫沒有價值。

常見陷阱 (2) :投影片都是標題+列點

有些人以為轉移使用列點的方式展示重點,便能避免上述的問題。 這類「列點式投影片」通常來自軟體提供的範本:「標題」加「項目符號」的組合。

典型的列點式投影片,又是一段黑歷史

典型的列點式投影片,又是一段黑歷史

然而,這種簡報卻不會比「講稿式簡報」好多少。一來許多人已對這類範本看得生厭,缺乏新鮮感。二來聽眾往往會先閱讀文字,並自行理解它們的意義。當講者解說到某一點時,聽眾已經不再感到期待。

當然,我並不完全反對使用這類列點式投影片。有時我在堂上解說一連串複雜又抽象的論點時,也會使用這類範本(雖然我會重新設計它們的樣子與位置,盡量顯得新鮮)。

大概而言,這類列點式投影片只適合出現在課堂或業務報告上,因為這兩類演講通常需要表達複雜與抽象的內容(其實更好的做法是直接使用課堂筆記);在公開場合裡,則應該盡量減少使用。因為在公開演講裡,你必須將複雜又抽象的內容轉化成易懂與具體的概念,而非用簡報表達它們。

若真要使用列點式投影片,必須美化它的版面

若真要使用列點式投影片,必須美化它的版面

總之,簡報不是講稿,也不是筆記。許多人喜歡把簡報當成是方便自己演說的工具,讓自己能夠跟著原定的演講方向演說。這錯誤的觀點必須扭轉。緊記,簡報是為聽眾服務。

常見陷阱 (3) :把簡報當成主角

誤將簡報當成演講裡的主角,這是許多人都沒注意到的陷阱。言語與視像是兩種不同的認知範疇。當聽眾把注意力聚焦在投影片上,自然容易沒聽清楚講者的講話。

因此,即使你的簡報設計得很精美,也必須配合演說內容。一場出色的演講,講者最需要的是與聽眾建立聯系,令他們感受到講者像朋友一樣,是來分享一件重要或有趣的事,這才會令他們專心、誠懇地聆聽你的思想內容。假如這是上課,老師更應該留多一點時間給同學發問與討論。

緊記,簡報終究只是輔助工具。一場演講的大部分時間,講者必須令聽眾把注意力集中在自己身上,並且令他們感受到彼此在交流中;否則,他們只會覺得講者在自話自說,這樣的演講只會令人想發白日夢。

使用簡報作演說的理念

既然簡報有這麼多潛在危機,為何我們仍然使用簡報作演說或報告?最顯然的理由,自然是為了展示三言兩語難以表達清楚的東西。有時一段影片、一幅圖片,的確勝過千言萬語。

除了解釋的功能,精美的投影片也會帶來巨大的吸引力。根據TED總裁的說法,TED TALKS將演講時間限制在20分鐘左右,源於平常人的集中力只能維持在這黃金時段。然而,大部分課堂與演講都是超過20分鐘。我們必須依靠一些方法,令聽眾或學生願意花精神與意志聽完演講。

這時候,有趣的影片與照片,便能救講者一命,重新抓回他們的注意力。當我知道這個道理後,也盡量把簡報當成分享圖像與影片的工具。若無需要使用到兩者,就直接不用簡報。

因此,人人在使用簡報前,必須自問:我需要分享影像嗎?若不需要,就不要用簡報。若要使用簡報,應該如何把投影片和我的說話作有機結合?

一些簡報設計的原則

當然,紙上談兵可能無法令你掌握如何設計好的簡報。以下是一些簡報設計的原則,參考自教演說的書籍。說實話,我也是閱讀了這些書後,才開始懂得設計簡報。以前,我可是把文字塞滿投影片的爛講者。

  1. 每張投影片都必須簡化,最好只呈現一個核心要點。
  2. 每張投影片最多只出現一張圖像或一段影片。千萬別在同一張投影片放上兩張照片。
  3. 假如一張投影片有許多內容,便應該把內容拆散成數張投影片替代。千萬別以為在投影片擠入大量內容,減少整份簡報的投影片數量,是件好事。
  4. 請盡量將文字圖像化。若你真的想不到怎樣將文字轉化成圖象,也應該盡量用簡潔的字眼表達要點。譬如「人類的記憶並不像攝影機一樣拍下我們經歷過的東西,它並不可靠」,改成簡潔的「記憶可信嗎?」反而更能挑起聽眾的好奇心。
  5. 請盡量避免使用簡報軟體提供的過場動畫效果,譬如爆炸、閃爍、旋轉、波浪等等,這些浮誇的動畫效果只會換來聽眾的嘲笑。
  6. 文字與背景顏色,盡量鮮明對比。黑字配白底,白底配深色字,這樣的顏色最容易閱讀。
  7. 若在沒有需要使用投影片的時候,你可以換上一張純黑色的投影片,令聽眾的注意力從螢幕轉移回你的身上。

參考資料
Chris Anderson《TED TALKS 說話的力量:你可以用言語來改變自己,也改變世界》
Carmine Gallo《跟 TED 學說故事,感動全世界:好故事是你最強大的人生資產》
Jeremey Donovan,Ryan Avery 《TED 大師 x 11 位世界演講冠軍:教你 30 秒說動人心》

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