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淺談科技服務招標與圍標

2017/3/30 — 22:15

作者指,當負責招標的員工發現收回的標書數目不符合機構內部要求時,很多時都會向相熟或心儀的科技公司求助,拜託他們協助尋找更多標書。(資料圖片)

作者指,當負責招標的員工發現收回的標書數目不符合機構內部要求時,很多時都會向相熟或心儀的科技公司求助,拜託他們協助尋找更多標書。(資料圖片)

【文:賀穎傑 @ 前線科技人員】

早前,競爭事務委員會首次作出檢控,控告五間科技公司圍標競投香港基督教女青年會的伺服器系統採購合約。根據傳媒報道,部份涉案人士於接受調查時向競委會表示,圍標屬業內常態。筆者不會直接評論該案件,但一般來說,科技行業內的圍標情況跟其他公眾比較熟悉的圍標事件,例如大廈維修,有着本質上的不同。筆者希望透過此文,剖析服務使用者在招標採購科技服務時常犯的錯誤,以及如何提升進行採購的效率。

一般機構,無論是公營還是私營,通常都會有內部指引或守則,要求僱員在採購各種服務時,如金額超過某個限額就需要作出公開招標,並規定最少要收到某個數量的標書才可以批出採購訂單。在訂購一些普遍而且有統一標準的物品,例如打印機、顯示器或者一般的桌面電腦等,這樣的要求是合理而且有需要的,因為只有公開招標才能夠確保公司以最低的價格採購相關物品,以及避免出現利益輸送的情況。

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可是,在採購一些非標準的科技系統時,情況則複雜得多。因為種種原因,例如與現有系統的相容性,現有員工的經驗及熟悉程度,與其他系統的制式配合等,即使是相類似的系統也不一定有互換性。就算能夠互換,資料的轉移或整合也會衍生額外成本(這種鎖死在某個系統不容易轉換的情況,行內稱為 spec in)。在科技行業,某些專門的技術,可能只有一間或數間公司能提供相關服務,在這個情況下,服務使用者即使發出大量邀請,也未必能夠收到足夠的公司入標。有時候,即使是一份普通系統維修合約,由於新公司接手的難度同風險跟原有的提供者相差太遠,同樣也會影響公司入標的積極性。

當負責招標的員工發現收回的標書數目不符合機構內部要求時,很多時都會向相熟或心儀的科技公司求助,拜託他們協助尋找更多標書。在這個時候,相關的科技公司為求做成生意,只好請求同業幫忙,結果是製造一式一樣的標書,以滿足相關機構對標書數量的要求。值得指出的是,這種情況下的所謂「圍標」,目的在於滿足機構對標書數量的不合理要求,跟其他行業,例如大廈維修的圍標是為了以高價取得合約,有着本質上的不同。

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科技服務的使用者要提升進行採購的效率,可參考以下幾點建議:

1)盡可能使用開放標準(Open Standard),避免給鎖死在單一的服務供應商,亦方便日後的維護,轉移及更新。

2)招標的範圍應盡可能廣泛。舉個一般人比較容易明白的例子:假如機構需採購智能電話,標書應按實際需要列出要求,如:屏幕大小、電池容量、作業系統需支援的功能 … 等等,而非指明單一品牌甚至特定型號的產品。

3)對科技服務的採購,應讓公司內部具相關經驗及知識的員工負責,而非單靠一般的文職人員或項目經理去負責,因為後者缺乏相關的專業知識,容易聽信銷售員的一面之詞,從而發出為特定提供者度身訂做的標書。

4)在挑選中標者時,不應以價錢作為唯一考慮,應以更全面的角度,包括可持續性、員工的知識及經驗 … 等等去作全盤考慮。尤其是科技專案,有時候不同供應者會使用不同的技術/平台等去提供解決方案,價錢未必能直接比較。

5)如需求比較獨特和罕有,市面上只有極少數供應商,對標書數量的最低要求應按實際情況作出調整或豁免。

值得一提的是,創新科技署於上年年尾所推出的科技券計劃,對申請者同樣有招標的要求及入標數量的最低要求。在邀請入標的公司突然大增,而每宗標書金額相對偏低的情況下,可以預期服務供應者會對回覆標書更揀擇,從而令相關公司誤墮法網的機會大增,政府有需要對此發出更清晰的指引,並按實際情況彈性處理招標數量及價低者得的要求。

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