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很多人都沒有注意的開會技巧

2016/5/26 — 18:16

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「開會」一詞臭名遠播,有些人避之則吉,大部分人會說是浪費時間,但正如任何工具一樣,會議都是一把雙面刃,視乎我們如何運用。

開會的第一大原則,是愈少人參與愈好。最常見的錯誤,是把所有人都召集起來,但實際上會發言、貢獻的往往只有數個,餘下的人就會覺得是在浪費時間。有些人倒特別喜歡開會,因為只需坐著什麼也不用做,卻可以看似忙碌。這種情況下,無論喜歡與否,都顯示會議並不有效。

第二個要點是要有明確的目的,那樣才可以集中討論議題、確保討論節奏恰當。如有人認為他無須參與,絕對可以離場。而一旦討論超時,就應另外再安排時間繼續,並沒必要繼續超時下去,以免影響原來的工作日程。當再安排時間,應汲取教訓,重新評估和調整下一次會議的時間。

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第三個要訣,是要有會議的「主持人」。「主持人」需帶動整個會議,留意討論內容有否離題,如有人提出任何不相關但有用的意見,先寫下來,往後再處理。除此之外,「主持人」亦要知道什麼時候需要引導大家討論多一點、深一點,什麼時候需要點到即止。所以「主持人」其實就像一人分演多角:領導者、監督者、發問者等等,但絕對不應是「講師」—如果只有一人發表意見的話,那就失去會議的意義。

以上三個要點似乎有點複雜?只要了解會議的兩大種類,問題就會簡單得多。第一種是恆常的會議,用以收集資訊,讓大家知道彼此的進度,確保方向正確,若有偏差,也可盡早提醒、調整;第二種是專案會議,即特別地為個別專案而召開的會議,會議目標因個別情況而定,但都是希望以最快捷的方法得出最合理的結論,有時候是為了做重大的決定,需要不同崗位的意見,例如:討論一個功能,牽涉軟件工程師、設計師等等的意見。

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總括而言,開會不代表沒有效率,只是很多人都不懂開會的技巧,發揮不了開會才達到的成效之餘,又阻礙大家日常的運作。

 

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