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論機構採購 IT 服務的圍標情況

2017/4/13 — 14:14

【文:黃牛山人】

作者按:本文只針對社福界非政府機構的情況。不過筆者認為類似情況當在其他領域也有發生,絕不出奇。

一句:僵化的政策才是導致機構採購服務時發生圍標情況的原兇。

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大部份非政府機構是受社署資助。機構以資助金額所聘請的職位,有嚴格的限定,然而卻沒跟上時代。以下是社署非政府機構一般職位之薪級表;請問各位能在上表中找到 IT 專業相關的職位嗎?我只找到「技工」等,算是最接近的稱呼。

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假設機構想發展一套 IT 系統去應付服務的需要,而他們需要出一份標書;沒有任何 IT 專業知識卻又手握數十萬至數百萬資源的決策部門的心情會如何呢?沒錯,大概就像外母用開部電腦突然出現藍屏一樣徬徨。標書的要求不能寫得太鬆散,因為供應商根本無從掌握細節而報價,機構也會承擔貨不對辦的風險。但若要寫得仔細,那機構又怎能期望一群社會服務專業的同事,能寫出 Internet and Data Security, Service Resilience, Technology Flexibility,  UI and UX Design 等等範疇的要求?

因此為了配合招標的程序,事情發展只有三個方向:

1) 認真的同事費時做資料搜集,自己寫標書:情況像叫一名老師去配藥,叫一名醫生去劃則,叫一名樂師去札鐵一樣,資源錯配,事陪功半;而結果往往是認真做出來的需求文檔其實不是最佳方案,錢花得冤又沒有效果。

2) 社福同事找「朋友」幫手做顧問。我在資訊科技行業也打滾了十幾年,只碰過一個機構願意真金白銀付IT 服務的顧問費,絕無僅有。為什麼機構願意付錢給建築顧問,卻不願付錢給 IT 顧問?最大的原因是資助來源-即政府 -不支援相關的開支名目。當然,不排除仍有些人會認為 IT 的專業價值比較低檔次不值錢的。

3) 社福同事在報價過程中接觸供應商,請供應商先提供「建議書」,再以此為基礎撰寫標書。寫這些「建議書」所花的時間,以一份五十萬左右的合約來說,連溝通動輒花上以月計。若「幫手」的公司沒有以中標為目的去做這件事,條數點計?供應商的同事要唔要出糧做這件事?

第 3) 種情況,在實際情況中最常發生,業界稱之為 "spec-in"。為了能更有把握中標,通常「幫手」的公司會把一些自己有把握的技術寫到建議書中,甚至會把一些自己公司獨有的產品名字寫進去。由於「幫手」的公司跟機構已有良好的溝通基礎,該公司也確實提供了專業的服務讓機構完成了一份非其領域所能完成的標書,事情順理成章地發展,機構會期望該公司能中標,讓項目能順利完成。然後最後一關,到了收標的過程⋯⋯ 只要收夠五份標書,兼報價相差不遠便成了。有經驗的公司銷售人員,一見到標書的內容便知道是要「陪跑」,不會報價;那麼如何能收夠數呢?你懂的⋯⋯

規模較大的公司算是相對有足夠的人力資源去支援 spec-in 的過程。換著一間小公司,實在無法承受花大量時間去 spec-in 後卻無法中標的結果。於是只有大公司能玩這個遊戲,大金額的項目,只有大公司能做到。於是一個本來為了保障公平競爭的政策,反倒變成了保障大公司的遊戲規則。機構和供應商都得花上額外的資源去「招呼」這些程序,雙輸。競爭法立例的目的是為了維持公平的環境,但所定的程序卻促使了不公平的競爭。社署一成不變的政策加上競委會的積極有為,離政策原意卻愈來愈遠。  

好了,what if,政府提供足夠的資源支援機構聘請一隊內部的 IT 專業團隊,負責整個機構的 IT 策略性發展事務?IT 的專業對於機構的貢獻,遠不只於工作效率的提升,更在於突破服務的盲點,創造新的價值;機構絕對有需要聘請此專業的同事協助發展,也可以更持平地撰寫標書的內容。可惜政府的專業,就是「跟程序辦事」。長官們口口聲聲說香港資訊科技的發展要乜要物,見過 Steve Jobs 卻沒見到業界的真正情況,有個屁用?互聯網面世也快廿年了,社福機構連聘一個資訊科技技術員也仍要左支右絀,資源都流到哪兒去了?為什麼不檢討社署在這方面的資助政策?香港能有多少個廿年?

有關機構聘請 IT 同事的困難及政府 IT 政策的其他荒謬事,筆者會另文再述。

後記:公平咩?

正如 unwire 的報導所言,屋苑管理合約動輒上千萬,維修工程圍標的事路人皆知,甚至激起很多屋苑街坊自發組織大會對抗;但萬萬不會料到 IT 企業才是第一個被競委會送官究治。更不要說那些上億元利益輸送工程的重重黑幕了,政府完全是理所當然地接受了。
政府官員們,你們拿著比一般市民高幾倍的薪酬,到底在做什麼?政府在這方面「捨難取易」的原則,跟不管土豪的棕地球場卻去剷平民的家園一樣,感覺真是十分貫徹。
 

 

作者簡介:IT 業小薯仔,因為不甘被荒謬同化而在打拼中,距離成功還很遠。

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