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公司資訊流通的五個層次

2017/3/13 — 13:12

同事間的溝通,共有五個層次。(資料圖片)

同事間的溝通,共有五個層次。(資料圖片)

最初一個人創辦公司,一個人打理所有事務,問題不大,但隨著人愈來愈多,各人有各人的標準和風格,問題就開始來了⋯⋯

當資訊不流通的時候,大家做事的標準不一,質素參差;又可能某同事犯過某錯誤,三個月後新同事又犯同樣錯誤。到底怎樣才可以讓所有人都知道這些資訊,令大家同步和進步?

要互通資訊,有五個層次。

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最低層次是將所有要點寫在同一個地方,可能是公司內聯網,然後期望同事空閒或有需要時會查閱,更期望文件會自我更新。這是最低層次,因為沒有人會如此空閒,亦沒有人會有需要時突然靈機一觸記起曾經有這個檔案可以找來看看。想一下,你曾按過Facebook那個Help來看嗎?一定不會空閒無聊的時候看,而是有需要才看,到真的有需要時可能你都忘記那個"Help"的存在,而是先問身邊的人。

第二個層次,是做到一半發現有些地方不明白不清楚,問一下負責人,然後負責人給他檔案,讓他參考裡面記下過往經驗所得的貼士。這個做法比第一個好,因為至少有人給他看,讓他知道已經累積了一堆貼士不用自己重新思考,但如果問的人根本不知道有過往紀錄可以參考呢?那他們可能不會問,然後又多花時間自己重新探索。

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第三個層次是有人在你做完之後給意見,告訴你有什麼地方要改,雖然都有檔案參考,但做完才改,加上要由人提醒,始終不大有效率。

第四個層次是在你做完之後,由機制或程式提醒你哪裡出現問題,省卻人力。唯一壞處是有點遲,做完才改,改的難度也會提高。

第五個層次,即是最高層次,就是完全不用他們搜尋,不用做完再改,而是靠軟件在他們一邊做時,一邊提供指示。在他們有需要的時候才提供資訊,可以令他們看得更用心、更遵從指引。

說起容易,實行起來當然相當有難度。不過,要擴大規模,令公司向前,做好資訊流通是第一步。

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