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寫一封郵件有多難

2015/7/8 — 21:31

在一些老電影里,總是能看到主角們在需要聯絡某人的時候跑上跑下地發電報,請接線生接電話。當然,這是那個時代的生活縮影。當時的人們可能怎麼都想不到,有朝一日一種叫電子郵件的東西會成為世人溝通的重要渠道。他們更不會想到的是,這種溝通渠道如此重要,連郵件禮儀都可以單獨作為一個嚴肅的主題被反覆討論。

一些人甚至不滿足於線上的文章或者講座,專門為某些指定的郵件禮儀開發了工具,比如近期又出現在公眾視野的sentenc.es。雖然認真說來,這個在2010年就出現並引發爭論的東西既不能說是新生事物,也實在難以稱為工具。

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如果你之前沒有聽說過sentenc.es, 這就是它頁面的樣子。 開發者看到現代人擁擠的郵箱,倡議以回復短訊的方式來回複電郵,並提供了從用兩句話回復到用五句話回復的不同選擇。

我剛看到這個概念的時候曾以為它是個gmail插件,能在編寫郵件時自動限定長度。或者是個類似Hemingway 的寫作工具(後文將提到)。但反覆查看了網站並試用幾次后才發現,自己真是太天真。

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它就是一個只有兩句話的簽名檔而已,比如:

--------------------------------------------

Q: Why is this email two sentences or less?

A:http://two.sentenc.es

當然,簡明表達意見是發郵件的最終目的。在普通人習慣從Dear xxx一路寫到 All the best 的背景下,這樣的簽名檔的確可能推動直截了當的交流。問題是,只是可能而已。

當收件人習慣自己的表達方式時,加上這樣的簽名很難讓對方改變習慣迎合你。當你自己平時就經常簡短回復時,再在只有兩行的郵件后加兩行簽名實在是不倫不類。最大的問題在於,寫一封短且清晰的郵件其實比長郵件難很多。

大部分人需要的不是提醒對方,而是讓自己省時省力地寫出簡明扼要的東西。所以他們大概更喜歡Hemingway。

Hemingway (hemingwayapp.com) 是一個寫作編輯器,有網頁版和桌面版。最大特點在於它會給文章的易讀性打分,並在文字上自動標出建議更改的地方。作為評分結果的Grade越小越好,按開發者在網站上的原話,它等於「the lowest education needed to understand your prose」

為了提高易讀性,特別難以理解的長句會用紅色標注,可以簡化的用詞會用紫色標注,被動語態(passive voice)會用綠色標注。所以使用者可以在寫完自己的文章後,按軟件指點快速編輯成非常好讀的版本。

我個人覺得這才是最實用的幫助,並且非常期待會有類似工具出現在gmail插件裡。到時我們在寫郵件的時候會被自動提醒郵件過長,同一段裡句子太多,或者用詞太生僻。好的工具甚至可以對雙方過去的來往郵件進行語義分析,並給出回復時的建議。

[模式可以參考 Gorgias 這款Gmail郵件插件,輸入縮寫后自動生成全文]

鑒於現在關於郵件仍是主要交流工具,以如何寫一封好郵件為主題的文章還大有人看,相信精明的創業者會在這一類目下做開發,通過更科技化的方式幫助大眾寫出好郵件,並得到市場的回饋。

那麼使用者這一方面呢? 這些工具會成為救世主嗎?

關於科技手段在信息傳達上能提供的幫助,我印象最深的是多年前——那是在PPT還非常流行的時候——看到的一句話,據說是個某個高管對下屬的評價:

「你這份powerpoint, 既沒有power,也沒有point。」

說到PPT,如果你最近有關注某位男藝人的娛樂新聞,就會發現這個東西不僅可以供專業人士進行商業上的策略分析(有沒有point是另一回事),還能用來對私人的過往情史做出詳細說明。

圖片資料來源於新浪娛樂台灣站

圖片資料來源於新浪娛樂台灣站

實事求是地看,這份PPT圖文並茂,而且文字說明的地方分要點闡述,還做到了每一要點下只列三小點,方便觀看理解。條理清晰,實在可以拿去作為範本使用。更重要的是,它表達了一個我在此篇文章裡一直打算說明的觀點:

不管用什麼工具寫,寫成什麼樣,最重要的是內容別人有興趣看。

 

 

原刊於作者博客

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